Agent 04 · SW-04 · Lire
Agent factures : du PDF reçu à l’écriture dans Bexio ou Winbiz
L’agent 04 récupère les factures qui arrivent par e-mail, en lit le contenu, contrôle la cohérence des montants et de la TVA, puis crée l’écriture dans votre comptabilité. La ressaisie disparaît.
Un agent de saisie de factures surveille la boîte e-mail où arrivent vos factures fournisseurs, ouvre chaque PDF, en extrait le fournisseur, le numéro, la date, l’échéance, le montant hors taxe, le taux et le montant de TVA, puis crée l’écriture correspondante dans Bexio ou Winbiz avec le compte de charge que vous avez associé à ce fournisseur.
C’est l’agent le plus rentable du catalogue pour une PME suisse, parce que la ressaisie comptable est à la fois fréquente, entièrement mécanique et coûteuse en erreurs. Installation 1190 CHF, forfait 190 CHF par mois, mise en service en trois semaines.
- Installation, une fois
- 1190 CHF
- Forfait mensuel
- 190 CHF / mois
- Temps rendu, estimé
- ≈ 4 heures par semaine
- Mise en service
- 3 semaines
- Se branche sur
- Bexio · Winbiz · Gmail
- Autres plateformes
- Abacus, Klara, Run my Accounts, Banana, ou tout logiciel comptable exposant une API.
- Zone couverte
- Toute la Suisse romande — voir les villes couvertes
Le coût réel de la ressaisie
Une facture fournisseur ressaisie à la main coûte deux fois : le temps de la saisie, et le temps de la correction quand un chiffre a sauté. Dans une PME qui traite cent à deux cents factures par mois, cela représente une demi-journée hebdomadaire pour une personne, et un risque permanent sur la TVA — un taux appliqué au mauvais montant se retrouve dans le décompte trimestriel à l’AFC, où il coûte beaucoup plus cher à corriger.
Ce travail n’est pas de la comptabilité. La comptabilité, c’est décider du compte, de la période et du traitement fiscal. Recopier un montant depuis un PDF, non.
Ce que l’agent lit, exactement
- Identité
- Nom du fournisseur, IDE quand il figure sur le document, adresse.
- Références
- Numéro de facture, référence QR ou BVR, numéro de commande s’il est présent.
- Montants
- Total HT, taux de TVA ligne par ligne, montant de TVA, total TTC, devise.
- Dates
- Date de facture, date d’échéance, période de prestation quand elle est indiquée.
- Contrôles
- Cohérence HT + TVA = TTC, taux valide en Suisse, doublon de numéro de facture.
La facture QR suisse est un cas particulièrement favorable : la partie structurée du QR contient déjà l’essentiel, ce qui rend l’extraction très fiable. Pour les factures étrangères ou les PDF scannés de travers, l’agent applique une lecture optique et signale un niveau de confiance.
La règle d’or : le doute remonte
L’agent ne devine jamais. Quand un montant est illisible, quand le total ne tombe pas juste, quand le fournisseur est inconnu ou quand le numéro de facture existe déjà, il ne crée pas l’écriture : il place le document dans une pile « à vérifier » avec la raison précise du blocage. Vous traitez cette pile en quelques minutes par semaine, et chaque cas résolu enrichit les règles.
C’est la différence entre un agent comptable utilisable et un agent qui vous fait perdre confiance. Un système qui se trompe silencieusement dans un livre comptable est bien pire qu’un système qui s’arrête.
Ce qui reste chez votre fiduciaire
Tout ce qui relève du jugement : le choix du compte quand la nature de la charge est ambiguë, les régularisations, les provisions, le bouclement, la déclaration de TVA. L’agent prépare la matière propre et datée ; votre fiduciaire travaille sur des écritures déjà saisies plutôt que sur une boîte à chaussures. Plusieurs fiduciaires romandes voient d’ailleurs ce type d’agent d’un bon œil, parce qu’il supprime la partie du dossier client qu’elles facturent le moins bien.
Vos documents restent en Suisse
Les factures sont des documents d’entreprise sensibles : elles disent qui sont vos fournisseurs, à quels prix et à quelle fréquence. L’agent tourne sur une infrastructure hébergée en Suisse chez Infomaniak. Le cadrage écrit précise la durée de conservation des documents traités et l’effacement en fin de traitement. Le détail des obligations est repris dans le guide nLPD.
Page publiée le 27 août 2026 · relue et mise à jour chaque trimestre.
Questions sur l’agent 04
01 L’agent fonctionne-t-il avec la facture QR suisse ?
Oui, et c’est même le cas le plus fiable. La partie structurée du QR-facture contient le créancier, le montant, la devise et la référence : l’agent la lit directement, sans passer par la reconnaissance optique. Les factures papier scannées et les PDF étrangers sont traités par lecture optique, avec un indice de confiance et une remontée en cas de doute.
02 Est-ce que l’agent valide les paiements ?
Non, et c’est délibéré. L’agent crée l’écriture comptable ; l’ordre de paiement reste une action humaine dans votre e-banking. Aucun agent SiloWeb ne dispose d’un accès permettant de sortir de l’argent d’un compte.
03 Que se passe-t-il si un fournisseur change de format de facture ?
L’agent ne dépend pas d’un gabarit fixe : il lit le contenu, pas une position dans la page. Un changement de mise en page passe donc généralement inaperçu. Si l’extraction échoue malgré tout, le document part dans la pile « à vérifier » et l’ajustement est couvert par le forfait mensuel.
04 Peut-il gérer plusieurs entités ou plusieurs mandats ?
Oui. Une fiduciaire qui traite plusieurs mandats peut faire router les factures vers le bon dossier selon la boîte de réception, le destinataire ou une règle sur le fournisseur. Cette configuration se cadre au départ et relève souvent d’un agent sur mesure si le nombre de mandats est important.
05 Combien de factures par mois le forfait couvre-t-il ?
Le forfait de 190 CHF couvre le volume d’une PME, sans facturation à la pièce ni à l’usage : la consommation IA nécessaire à la lecture des documents est incluse. Les volumes très élevés — plusieurs milliers de documents par mois — se discutent au cadrage.
Cette tâche vous coûte-t-elle vraiment du temps ?
Décrivez-la en trois lignes. Vous recevez un avis clair : automatisable tel quel, à adapter, ou pas rentable à ce stade.